Brandschaden Schadendokumentation richtig erstellen

Für die Schadendokumentation nach einem Brand brauchst du übersichtliche Fotos, eine Inventarliste und die zugehörigen Belege. Beginne erst, wenn der betroffene Bereich freigegeben und sicher zugänglich ist. Halte fest, was tatsächlich zu sehen ist; die Brandursache muss gesondert untersucht werden.

Die Dokumentation beginnt vor dem Aufräumen

Betreten Sie einen Brandbereich erst, wenn Feuerwehr oder zuständige Einsatzkräfte ihn freigegeben haben. Fotografieren Sie den Zustand, bevor jemand wischt, Möbel verschiebt, Wandverkleidungen öffnet oder beschädigtes Inventar abtransportiert. Muss zur Gefahrenabwehr gehandelt werden, halten Sie den Zustand davor und danach fest, soweit das ohne Risiko möglich ist.

Steht nach dem Löscheinsatz Wasser im Gebäude, ergänzt Löschwasserschaden nach einem Brand die Planung für sicheren Zugang, nasse Bauteile und Brandrückstände.

Nach § 30 Abs. 1 VVG muss der Versicherungsnehmer den Eintritt des Versicherungsfalls unverzüglich anzeigen, nachdem er davon Kenntnis erlangt hat. Melden und Dokumentieren laufen daher parallel: kurze Schadenmeldung zuerst, geordnete Unterlagen anschließend.

Nach § 82 Abs. 1 VVG hat der Versicherungsnehmer bei Eintritt des Versicherungsfalls nach Möglichkeit für die Abwendung und Minderung des Schadens zu sorgen. Nach § 82 Abs. 2 VVG muss er zumutbare Weisungen des Versicherers befolgen und Weisungen einholen, wenn die Umstände dies gestatten. Fragen Sie deshalb vor umfangreicher Reinigung oder Entsorgung nach dem gewünschten Vorgehen und halten Sie die Antwort fest.

Die ersten Schritte zur Sicherung des Gebäudes finden Sie bei den Sofortmaßnahmen nach einem Brandschaden. Für die Schadendokumentation gilt zusätzlich: Was verändert werden muss, bekommt vorher ein Foto, eine kurze Notiz und eine eindeutige Positionsangabe.

Eine feste Bildfolge macht den Schaden nachvollziehbar

Ein Ordner mit 180 ungeordneten Nahaufnahmen hilft wenig. Beginnen Sie draußen mit Hausansicht, Zugang und betroffenen Fenstern. Arbeiten Sie sich anschließend Raum für Raum vor. Pro Raum fotografieren Sie zuerst alle vier Richtungen, danach einzelne Wandflächen, Boden, Decke, Türen, Fenster und fest eingebaute Teile. Erst anschließend folgen Details.

Bei einem verkohlten Gegenstand braucht es mindestens eine Aufnahme, die seine Lage im Raum zeigt, eine mittlere Ansicht und ein Detailbild. Legen Sie bei kleinen Schäden einen Zollstock daneben. Nutzen Sie gleichmäßiges Licht und prüfen Sie jede Aufnahme direkt auf Schärfe. Filter, nachträgliche Retusche und dramatische Kontraste haben in einer Beweissammlung keinen Platz.

Benennen Sie Dateien nach einem festen Muster, etwa „Küche_Westwand_Übersicht_01“ und „Küche_Hängeschrank_Ruß_Detail_02“. Sichern Sie die Originaldateien unverändert. Eine zweite Kopie gehört auf ein anderes Speichermedium oder in einen geschützten Onlinespeicher.

Erfassen Sie zu jeder Bildgruppe Datum, Raum, Blickrichtung und eine knappe Beobachtung. Schreiben Sie „schwarzer Belag oberhalb der Tür“, wenn genau das sichtbar ist. Vermutungen zur Ursache gehören erst in die fachliche Untersuchung.

„Vor Ort wird der Schaden sorgfältig dokumentiert, der Brandausbruchsbereich bestimmt und in diesem nach der Zündquelle gesucht.“

Diese Beschreibung stammt vom IFS Institut für Schadenverhütung zur Brandursachenermittlung.

Belege verbinden Gegenstände mit ihrem Wert

Erstellen Sie neben den Fotos eine Inventarliste. Jeder Gegenstand erhält eine laufende Nummer, die auch auf dem zugehörigen Foto auftaucht. Erfassen Sie Bezeichnung, Hersteller, Modell, ungefähres Kaufdatum, damaligen Kaufpreis, Standort und sichtbare Beschädigung. Seriennummern fotografieren Sie separat, sofern sie noch lesbar sind.

Mehr als drei gleichrangige Nachweise gehören geordnet zusammen:

• Rechnungen und Kassenbelege
• Bestellbestätigungen und Kundenkontoauszüge
• Kontoauszüge mit erkennbarer Zahlung
• Bedienungsanleitungen oder Verpackungen mit Modellnummer
• ältere Raumfotos, auf denen der Gegenstand erkennbar ist
• Kostenvoranschläge für Reinigung, Reparatur oder Ersatz

Nach § 31 Abs. 1 VVG kann der Versicherer Auskünfte verlangen, die zur Feststellung des Versicherungsfalls oder des Umfangs seiner Leistungspflicht erforderlich sind; Belege kann er verlangen, soweit ihre Beschaffung dem Versicherungsnehmer billigerweise zugemutet werden kann. Sie müssen fehlende Rechnungen daher nicht durch ausgedachte Werte ersetzen. Kennzeichnen Sie Schätzungen klar und legen Sie nachvollziehbare Anhaltspunkte bei.

Dokumentieren Sie auch Fahrtkosten, Materialkäufe, Lagerung und ausgeführte Sicherungsarbeiten mit Beleg und Datum. Welche Positionen eine Police erfasst, hängt vom jeweiligen Vertrag ab. Eine Einordnung typischer Leistungsbereiche finden Sie unter Brandschaden und Kostenübernahme durch die Versicherung.

Liegt bereits ein Gesamtangebot für Reinigung und Wiederherstellung vor, hilft die Checkliste zum Brandschaden-Kostenvoranschlag beim Vergleich von Leistungsumfang, offenen Positionen und Nachträgen.

Brandursache und Sanierungsumfang brauchen getrennte Nachweise

Ein Foto der verbrannten Steckdose beweist noch keine elektrische Brandursache. Das IFS beschreibt, dass mögliche brandursächliche Elektrogeräte in der Regel im Labor untersucht werden. Bewegen oder entsorgen Sie verdächtige Geräte daher erst nach Abstimmung mit den beteiligten Ermittlern und dem Versicherer.

Auch die sichtbare Brandstelle zeigt oft nur einen Teil des Schadens. Nach Angaben des IFS können sich Brandprodukte über den eigentlichen Brandort hinaus in Gebäudeteilen, Maschinen und Anlagen verteilen und korrosionsfördernd wirken. Wischproben, Bohrproben und eine Gefährdungsbeurteilung können deshalb erforderlich sein, wenn Ablagerungen oder Materialbelastungen geklärt werden müssen.

Trennen Sie Ihre Unterlagen in vier Bereiche: ursprünglicher Zustand, Brandursachenermittlung, Sofortmaßnahmen und Sanierung. So bleibt erkennbar, welcher Schaden bereits vorhanden war und welche Bauteile während der Arbeiten geöffnet oder entfernt wurden. Der Ablauf einer Brandschadensanierung hilft bei der zeitlichen Zuordnung der späteren Schritte.

Für jede Sanierungsphase eignen sich Fotos vom Zustand vor Arbeitsbeginn, vom geöffneten Bauteil, vom ausgebauten Material und vom Ergebnis. Ergänzen Sie Messprotokolle, Laborberichte, Entsorgungsnachweise und Abnahmeunterlagen. Brandgeruch beschreiben Sie mit Raum, Zeitpunkt und wahrgenommener Stärke, da er fotografisch nicht festgehalten werden kann.

Unterlagen für die nächste Besprechung ordnen

Lege Raumübersichten, beschriftete Detailbilder, Inventarliste und Belege geordnet zusammen. Halte offene Fragen und bereits ausgeführte Arbeiten getrennt fest. So lässt sich bei der nächsten Besprechung zuordnen, welche Unterlagen vorhanden sind und was noch geklärt werden muss.

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Dieser Artikel gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.